Relevé d'emploi

OBJECTIF

La fonction Relevé d’emploi permet de générer et de modifier au besoin l’information servant à produire un relevé d’emploi conforme aux normes gouvernementales. Une fois les données traitées, elles peuvent être transmises à Service Canada sous forme de fichier XML et validées automatiquement.

 

En vertu de la nouvelle réglementation, seuls le Formulaire en ligne de 53 semaines et le Fichier XML 53 semaines (extrait de la paie version 2.0) sont acceptés et soutenus dans RE Web. C’est ce dernier format qui est produit dans maestro*.

 

PRÉREQUIS 

 

ICÔNES

 

Seules les icônes propres à cette fenêtre sont définies dans le tableau ci-dessous.

 

Icônes 3.04

Icônes 3.05

Titre

Sert à

Rafraîchir

Mettre à jour les valeurs de la fenêtre en fonction des modifications apportées.

Exporter en format XML

Produire le fichier XML afin de le transmettre aux autorités gouvernementales.

 

ÉTAPES 

  maestro* > Gestion du temps > Paie > Mise à pied > Relevé d'emploi

 

Produire un relevé d’emploi

  1. Dans la première fenêtre Relevé d’emploi, sélectionner le ou les employés pour lesquels vous devez préparer un relevé d’emploi.

 

Cocher la case Tous pour sélectionner tous les employés de la liste.

Seuls les employés dont l’état est Inactif ou MAP Temp (mise à pied temporaire) apparaissent sur la liste.

La liste des employés affichés est aussi limitée en fonction de la sécurité de l’utilisateur telle que définie dans la Gestion de la sécurité.

  1. Cliquer sur Accepter.

 

Si plusieurs employés ont été sélectionnés, ils apparaissent tous dans la grille du haut, sous la section Employés.

  1. Sous l’onglet Employés, cliquer sur un employé pour produire son relevé.
  2. Remplir et valider les champs de l’onglet Relevé d’emploi :

 

Les cases apparaissant sous les onglets Relevé d’emploi et Profil correspondent à celles identifiées par les services gouvernementaux sur leur propre relevé d’emploi.

Pour une description exacte de chaque case, consulter la section Relevé d’emploi du site Web de Service Canada.

  1. Section Employé : no et nom de l’employé :

Champs

Description

Case 1. Numéro de mise à pied

Numéro attribué par la CCQ pour les mouvements de main-d’œuvre, si applicable.

NOTE : Il s’agit du même champ qui apparaît dans l’option Mise à pied.

Case 6. Genre de période

Indique le genre de période de paie utilisé. Les options disponibles sont :

NOTE : Le genre de période de paie est déterminé dans la Gestion des périodes de paie.

  • Mensuel
  • Hebdomadaire
  • Aux 2 semaines
  • Bimensuel

Case 10. Premier jour de travail

Correspond au premier jour où l’employé a travaillé et reçu une rémunération assurable.

NOTE : Si un RE a déjà été produit pour cet employé, il faut indiquer le premier jour de son retour au travail après la production du RE précédent. Cette situation peut se présenter si un employé cesse de travailler pendant l’hiver. Le premier jour de travail est celui de son retour au travail.

Case 11. Dernier jour payé

Correspond habituellement au dernier jour où l’employé a reçu une rémunération assurable; coïncide souvent au dernier jour de travail.

Case 12. Date de fin de la dernière période de paie

Correspond à la date de la fin de la dernière période de paie, qui comprend la date inscrite à la case 11.

NOTE : Les dates des cases 11 et 12 sont habituellement différentes, sauf si le dernier jour payé à l’employé tombe exactement le même jour que la fin de la dernière période de paie.

Case 13. Profession

Case facultative. Donne une description précise de la profession principale de l’employé.

Dans maestro*, trois options sont possibles :

  • Si une « profession » spécifique est indiquée dans le dossier de l’employé, c’est ce qui apparaît sur le relevé.
  • S’il n’y a pas de profession, mais plutôt un « code de métier » par défaut, c’est celui-ci qui est affiché.
  • S’il n’y a ni profession ni code de métier, c’est le nom ou la description de la « catégorie d’emploi » qui est indiqué.

Case 14. Code de retour

Indique si l’employé doit reprendre le travail. Trois options sont possibles :

Si l’option choisie est Date inconnue, l’employé apparaît quand même dans la répartition comme disponible, mais avec le statut Mis à pied temporairement.

Si l’option est plutôt Date prévue de rappel, le champ Date de retour prévu apparaît. Dans ce cas, inscrire la date appropriée.

NOTE : Ce champ est facultatif dans le relevé d’emploi.

  • Retour non prévu
  • Date inconnue
  • Date prévue de rappel

Case 15A. Heures assurables totales

Indique le nombre d’heures travaillées pour lesquelles l’employé est en droit de recevoir de l’assurance-emploi, s’il est éligible. Le nombre d’heure est généré automatiquement par maestro*.

NOTE : Pour plus d’information sur le calcul du nombre d’heures à inscrire à la case 15A, consulter l’annexe Types de rémunération et heures assurables de la section Relevé d’emploi du site Web de Service Canada.

Case 15B. Rémunération assurable totale

27 périodes

53 périodes

Affiche la rémunération assurable totale de l’employé pour 27 et 53 périodes.

NOTE : Cette case est calculée automatiquement en fonction des montants inscrits à la case 15C.

  1. Section Case 15C. Rémunération assurable par période de paie :

Champs

Description

1 - 53

Présente l’équivalent de 53 semaines de données sur la paie (ou moins, si la période d’emploi est de moins de 53 semaines). Ces données sont générées automatiquement par maestro*, mais peuvent être modifiées au besoin.

NOTES : La rémunération de la période de paie la plus récente doit apparaître dans le premier champ (1), celle de la précédente dans le deuxième (2), et ainsi de suite.

Le nombre de périodes de paie varie selon leur genre. Par exemple, si c’est hebdomadaire, il y aura 53 périodes; si c’est quinzaine, il y en aura 27, mensuel, 13, etc.

Les prestations sont calculées en fonction des meilleures semaines de rémunération; il est donc important que ces champs soient le plus précis possible.

La case inclut les montants des cases 17A, 17B et 17C; il n’est donc pas nécessaire d’ajouter un montant à la case 17.

  1. Section Case 16. Raison du présent relevé d’emploi :

Champs

Description

Raison

Représente le code convenant le mieux à la situation pour laquelle le relevé d’emploi est préparé.

NOTES : Les codes disponibles correspondent à ceux utilisés par Service Canada. Pour la liste complète, voir l’annexe Raisons du présent relevé d’emploi à la fin de ce document.

Si le code de raison sélectionné est K00 ou K15, le champ Observation doit être complété.

Nom du contact

Téléphone

Ext.

Indique le nom complet et le numéro de téléphone de la personne qui pourra, au besoin, répondre aux questions de Service Canada à ce sujet.

NOTE : Ces renseignements sont entrés dans les Configurations diverses de la Paie, dans la section Relevé d’emploi. Il faut entrer le prénom et le nom de la personne, séparés par une espace.

Le nom entré dans les Configurations diverses est affiché dans les relevés d’emploi par défaut. Il est cependant possible de modifier manuellement ces renseignements une fois dans le relevé d’emploi d’un employé spécifique.

  1. Section Case 17. Indemnité de départ :

 

Cette section regroupe tous les montants – autres que le salaire habituel – que l’employeur a payés à l’employé lorsque celui-ci a cessé de travailler. Il peut s’agir de vacances, de jours fériés ou d’autres sommes comme des primes.

Ces données sont générées par maestro*, mais peuvent être modifiées au besoin.

Elles sont automatiquement incluses dans la case 15C.

 

Les cases d’indemnité de départ sont complétées avec le contenu de la dernière paie si une prime a été configurée à cet effet.

Voir la Gestion des primes et déductions pour identifier à quelle case du relevé la prime doit être associée.

Champs

Description

Case 17A. Paie de vacances

Code

Indique le type de paie de vacances versée à l’employé.

Peut être un montant versé :

NOTES : Si le code 2 est sélectionné, le montant de vacances versé sur la dernière paie avant la mise à pied ne sera pas converti en heures assurables.

Selon la situation, les dates de début et de fin peuvent être optionnelles, alors que le montant versé peut être obligatoire.

  1. à chaque paie
  2. parce que l’employé cesse de travailler
  3. pour une période de vacances
  4. à la même date chaque année – anniversaire

Date de début

Date de fin

Représente les dates de début et de fin de la période de vacances.

NOTE : Pour les codes 1 et 2, ces champs doivent être en blanc. Pour les codes 3 et 4, ils sont optionnels.

Montant

Indique le montant versé à l’employé comme paie de vacances.

NOTE : Pour le code 1, ce champ doit être en blanc. Pour les codes 2, 3 et 4, il est obligatoire.

Case 17B. Jours fériés

Date

Correspond soit à la journée où le jour férié est observé, à toute autre journée de congé payée en remplacement du jour férié, ou à tout autre congé mobile désigné.

Montant

Indique le montant payé à l’employé en compensation du jour férié.

Case 17C. Autres sommes

Code

Représente tout paiement ou montant – autre que la paie de vacances et le paiement de jours fériés – que l’employé a reçu.

NOTES : Les codes correspondent aux types de paiement reconnus par Service Canada.

De plus, selon la situation, les dates de début et de fin peuvent être optionnelles, alors que le montant versé peut être obligatoire.

Pour la liste complète et les règles applicables, voir l’annexe Autres sommes – types de paiement à la fin de ce document.

Description

Indique la description du type de paiement. Elle s’affiche automatiquement lorsqu’un code est entré.

Date début

Date fin

Correspond aux dates de début et de fin de l’événement pour lequel une somme supplémentaire est versée.

NOTE : Ne s’applique pas à tous les types de paiement.

Montant

Indique le montant du paiement reçu.

  1. Section Case 18. Observations :

Champs

Description

Observation 1 - 4

Affiche les renseignements devant être transmis à Service Canada à propos de circonstances exceptionnelles.

NOTES : Si le code de raison sélectionné est K00 ou K15, le champ Observation doit être complété.

Les observations NE DOIVENT PAS confirmer l’information déjà inscrite sur le relevé d’emploi.

  1. Section Case 19. Paiement spécial :

Champs

Description

Code

Indique le type d’indemnité reçu par l’employé pour congé de maladie, de maternité, parental, de compassion ou pour parents d’enfants gravement malades.

Quatre choix sont disponibles :

NOTE : Voir le site Web de Service Canada pour les particularités relatives à ce type de paiement.

  • Congé de maternité, parental, etc.
  • Congé de maladie payé
  • Indemnités d’assurance salaire (AE non assurable)
  • Indemnités d’assurance salaire (AE assurable)

Description

Indique la description du type de paiement. Elle s’affiche automatiquement lorsqu’un code est entré.

Date début

Date fin

Correspond aux dates de début et de fin de l’événement pour lequel une somme supplémentaire est versée.

NOTE : Ne s’applique pas à tous les types de paiement.

Montant

Indique le montant du paiement reçu par l’employé.

NOTE : Ce champ est obligatoire pour les congés de maternité, parental, etc. de même que pour les congés de maladie payés.

Période

Indique si le montant en question était payé par jour (D) ou par semaine (W).

  1. Valider les champs de l’onglet Profil :
  2. Section Profil d’entreprise :

Cette section contient les cases 4 et 5 qui mentionnent le nom et l’adresse de l’employeur de même que le numéro de l’entreprise. Cette information n’est qu’affichée; le numéro d’entreprise est inscrit dans les Constantes gouvernementales, sous l’onglet Constantes fédérales, dans le champ Numéro d’employeur. L’adresse de l’employeur est l’adresse de la compagnie telle qu’indiquée dans les Paramètres de compagnie.

 

Le No d’entreprise (NE) doit débuter par 9 caractères qui doivent être des chiffres. Si ces 9 premiers caractères ne sont pas des chiffres, le message d’Avertissement « Numéro d’entreprise invalide. » s’affiche.

Il est tout de même possible d’enregistrer le relevé d’emploi.

Le numéro d’entreprise peut être modifié dans l’option Gestion des constantes gouvernementales.

  1. Section Profil d’employé(e) :

Les cases 3, 8 et 9 font partie de cette section. Les renseignements affichés, dont le numéro de l’employé, son numéro d’assurance ainsi que son nom et adresse, proviennent du dossier de l’employé (Gestion des employés, module Paie).

 

Le champ Code postal affiche indifféremment le code postal (canadien) ou le Zip Code (américain), selon ce qui est défini dans la fiche de l’employé.

  1. Section Case 20 Communication préférée du signataire :

Cette section indique le nom de l’employeur de même que la langue dans laquelle il préfère recevoir la correspondance et les formulaires. Ces renseignements sont affichés seulement; ils sont déterminés dans les Configurations diverses de la Paie, dans la section Relevé d’emploi.

  1. Cliquer sur Enregistrer.

 

Après la sauvegarde, la mention Oui apparaît dans la colonne Informations valides pour l’employé qui vient d’être traité. Ceci indique que tous les renseignements du relevé d’emploi ont été validés et peuvent être transmis à Service Canada.

Si plus d’un relevé d’emploi doit être produit, maestro* passe à l’employé suivant dans la liste.

  1. Transmettre le relevé d’emploi à Service Canada.

 

Deux méthodes sont possibles pour la transmission du relevé :

La procédure pour la deuxième méthode est décrite ci-dessous.

  1. Aller sur le site Web de Service Canada et produire le relevé au moyen de l’application RE Web. L’information à utiliser est celle remplie à la fenêtre Relevé d’emploi.
  2. Exporter le relevé en format XML. Cette méthode est en fait une option qui s’ajoute au produit de base de maestro*; elle est cependant très efficace puisqu’elle permet de traiter plusieurs relevés à la fois, sans devoir les entrer manuellement un à un au moyen de l’application RE Web.
  1. Sélectionner le ou les employés concernés et cliquer sur Exporter en format XML.
  2. À la fenêtre Sauvegarder en tant que, entrer un nom pour le fichier et cliquer sur Accepter.

 

Prendre en note le dossier dans lequel est sauvegardé le fichier. Cette information sera nécessaire au moment de téléchargé le fichier XML sur le site de l’application RE Web.

  1. Une fenêtre de confirmation s’affiche. Cliquer Oui pour créer le fichier à l’état Soumis.
  2. Accéder au site RE Web puis suivre les directives afin de télécharger le fichier créé lors de l’étape précédente.

 

Voir aussi

 

ANNEXE

 

Raisons du présent relevé d’emploi

Code

Description

A00

Manque de travail / Fin de saison ou de contrat

A01

Faillite de l’employeur ou mise sous séquestre

B00

Grève ou lockout

D00

Maladie ou Blessure

E00

Départ volontaire

E02

Départ volontaire / Pour accompagner un(e) conjoint(e)

E03

Départ volontaire / Retour aux études

E04

Départ volontaire / Raisons médicales

E05

Départ volontaire / Retraite volontaire

E06

Départ volontaire / Autre emploi

E09

Départ volontaire / Déménagement de l’employeur

E10

Départ volontaire / Prendre soin d’une personne à charge

E11

Départ volontaire / Pour devenir travailleur indépendant

F00

Maternité

G00

Retraite obligatoire

G07

Retraite / Approuvée dans le cadre d’un programme de compression du personnel

H00

Travail partagé

J00

Formation en apprentissage

K00

Autre

K12

Autre / Changement de la fréquence de paie

K13

Autre / Changement de propriétaire

K14

Autre / À la demande de l’assurance-emploi

K15

Autre / Forces canadiennes — Ordonnances/règlements royaux

K16

Autre / À la demande de l’employé(e)

K17

Autre / Changement de fournisseur de service

M00

Congédiement

M08

Congédiement / Congédié avant la fin de la période de probation

N00

Congé

P00

Parental

Z00

Congé de compassion

 

Autres sommes – types de paiement (case 17C)

 

Légende : 

B - Doit être en blanc

O - Optionnel

R - Requis

 

Code

Description

Date début

Date fin

Montant

Assurable

B05

Prime (jours fériés)

O

B

R

Oui

B06

Prime (pour récompenser le rendement/la productivité)

O

O

R

Oui

B07

Prime (événements particuliers)

O

B

R

Oui

B08

Prime (engagement/fin de contrat/fin de saison)

B

B

R

Oui

B09

Prime (départ ou retraite)

B

B

R

Oui

B10

Prime (fermeture)

B

B

R

Oui

B11

Prime (autre)

B

B

R

Oui

E00

Indemnité de départ

B

B

R

Non

G00

Gratifications

B

B

R

Oui

H00

Honoraires

O

O

R

Non

I00

Crédits de congé de maladie

O

B

R

Oui

J00

Ajustement rétroactif de paie

B

B

R

Oui

O00

Autre

O

O

R

Oui

Q00

Participation aux bénéfices

B

B

R

Oui

R00

Indemnité de retraite/crédits de congé de retraite

B

B

R

Non

S00

Règlement d’un différend

O

O

R

Oui

T00

Heures supplémentaires accumulées payées

B

B

R

Oui

U12

PSC — Maternité/parental/ compassion/parents d’enfants gravement malades

B

B

O

Non

U13

PSC Mise à pied

B

B

O

Non

U14

PSC Maladie

B

B

O

Non

U15

PSC Formation

B

B

O

Non

Y00

Indemnité de préavis

B

B

R

Oui

 

Dernière modification : 20 septembre 2024